Planeación anual y prevención de riesgos desde enero.

Iniciar el año con una correcta planeación legal no solo ayuda a evitar sanciones, sino que permite a las empresas operar con mayor certeza, orden y control. Enero es el momento ideal para revisar el cumplimiento de las obligaciones laborales y prepararse ante posibles inspecciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

A continuación, te compartimos un checklist legal práctico para comenzar el año en regla y reducir riesgos desde el primer trimestre.

¿Por qué enero es clave para el cumplimiento laboral?

El inicio del año representa un punto estratégico para:

  • ✅ Actualizar documentación laboral.
  • ✅ Revisar cambios normativos recientes.
  • ✅ Corregir omisiones del ejercicio anterior.
  • ✅ Planear capacitaciones y acciones preventivas.

Muchas inspecciones de la STPS detectan incumplimientos que pudieron corregirse con anticipación. La falta de planeación suele derivar en sanciones, requerimientos y estrés innecesario para las empresas.

Documentación laboral básica a revisar

Uno de los principales enfoques de la STPS es la documentación laboral. Tenerla incompleta o desactualizada es una de las causas más comunes de observaciones durante una inspección.

📄 Contratos de trabajo

Verifica que:

  • Todo el personal cuente con contrato por escrito.
  • El tipo de contrato corresponda a la relación real (indeterminado, periodo de prueba, capacitación inicial, etc.).
  • Las condiciones laborales estén claramente establecidas: jornada, salario, puesto, prestaciones y lugar de trabajo.
  • Los contratos se encuentren firmados y debidamente resguardados.

‼️ Error común: utilizar formatos genéricos que no reflejan la operación real de la empresa.

📘 Reglamento Interior de Trabajo.

Asegúrate de que:

  • ❇️ El Reglamento Interior de Trabajo esté actualizado, considerando reformas recientes, como las relacionadas con la Ley Silla, cuando resulte aplicable.
  • ❇️ Haya sido elaborado conforme a la Ley Federal del Trabajo.
  • ❇️ Se encuentre debidamente registrado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral.

Un reglamento inexistente o desactualizado es una observación frecuente durante las inspecciones.

📂 Cuadro general de antigüedades y su comisión.

Es recomendable mantener este documento actualizado al mes de enero, para que cada trabajador conozca su antigüedad y los días de vacaciones que le corresponden.

Durante una inspección, la autoridad suele requerir:

  • Cuadro general de antigüedades.
  • Comisión para la elaboración del cuadro general de antigüedades.

Obligaciones en materia de capacitación.

La capacitación es una obligación legal permanente y uno de los puntos más revisados por la STPS.

Revisa que:

  • ☑️ Exista un programa anual de capacitación.
  • ☑️ Las capacitaciones estén alineadas al puesto y a los riesgos del trabajador.
  • ☑️ Se cuente con evidencias documentales: DC-1, DC-2, constancias DC-3 y acuse de recepción DC-4.
  • ☑️ Las comisiones de capacitación estén debidamente integradas.

👉 No basta con capacitar: es indispensable documentar correctamente.

Seguridad y salud en el trabajo.

Verifica:

  • ✔️ Señalización adecuada y visible.
  • ✔️ Rutas de evacuación y salidas de emergencia.
  • ✔️ Uso correcto de equipo de protección personal (EPP).
  • ✔️ Comisiones de seguridad e higiene integradas.
  • ✔️ Cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) aplicables según el giro de la empresa.

Una omisión en materia de seguridad puede derivar en sanciones graves.

Recomendaciones para organizar evidencias.

Una buena práctica es contar con:

  • ❇️ Carpetas físicas y/o digitales organizadas por norma.
  • ❇️ Documentación actualizada, firmada y vigente.
  • ❇️ Evidencias fácilmente localizables del cumplimiento normativo.

Es importante considerar las NOM más recurrentes en inspecciones, como:

  • NOM-035-STPS-2018
  • NOM-036-STPS-2018
  • NOM-006-STPS-2014
  • NOM-017-STPS-2008

Una correcta organización facilita la atención de visitas de la autoridad y reduce el margen de error.

Checklist legal para iniciar el año (cierre preventivo)

Antes de avanzar con el año, asegúrate de poder responder sí a las siguientes preguntas:

  • ✔️ ¿Todos los trabajadores cuentan con contrato vigente y firmado?
  • ✔️ ¿El Reglamento Interior de Trabajo está actualizado y registrado?
  • ✔️ ¿Existe un programa anual de capacitación con evidencias?
  • ✔️ ¿Se cumplen las obligaciones en materia de seguridad e higiene?
  • ✔️ ¿Las evidencias están organizadas y disponibles?

Si alguno de estos puntos no está cubierto, enero es el momento oportuno para corregirlo.

La prevención es la mejor estrategia ante las inspecciones de la STPS. Iniciar el año con una revisión integral permite a las empresas operar con tranquilidad, reducir riesgos y fortalecer su cumplimiento legal.

En SISMA Consultores acompañamos a las empresas en la revisión, planeación y corrección de sus obligaciones laborales para que inicien el año en regla y sin sorpresas.

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